Una descripción de puestos es el documento que registra qué hace una persona en un puesto concreto: su propósito, sus funciones, de quién depende y en qué condiciones trabaja. El perfil de puesto es la otra mitad: los requisitos que debe reunir quien lo ocupe. En la práctica mexicana los dos viajan en un mismo formato, y por eso esta guía los trata juntos.
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La diferencia más repetida es esta:
Conviene decir algo que casi ningún artículo dice: esa separación no está estandarizada. La Universidad Veracruzana define los dos términos y los separa dentro de un mismo formato — la descripción es el «documento en donde se describe el propósito principal y las actividades clave de un puesto», y el perfil «identifica las competencias y perfil que deberá tener el trabajador que lo ocupe». Pero en el linaje de Robbins y Bohlander, que la UAEH reproduce, la tercera pieza no se llama perfil sino especificación. En la Universidad de Guanajuato, citando a Iranzo, la descripción es el formato, el contenedor. Y en la revista Pensando Psicología la descripción es una etapa dentro del análisis, no su producto.
El indicio más claro de que no hay estándar está en el manual de referencia en español: Manuel Fernández-Ríos dedica en su Análisis y descripción de puestos de trabajo (1995) un cuadro entero a «Diversas definiciones de análisis de puestos de trabajo» y otro a «Algunas definiciones de descripción de puestos de trabajo». Un libro que necesita dos tablas de definiciones rivales está diciendo que el término no está cerrado.
Incluso el regulador mexicano usa los dos sin definirlos. El Reglamento de la Ley del Servicio Profesional de Carrera obliga a las dependencias a responsabilizarse de «la descripción, de los perfiles y demás requerimientos de los puestos» (art. 22) y manda que el catálogo integre el «perfil del puesto» (art. 24). Su artículo de definiciones no define ninguno de los dos.
Para efectos prácticos: no pelees por el vocabulario. Usa un solo formato que lleve las dos mitades claramente separadas y llámalo como se llame en tu empresa.
No como documento. En la revisión del texto de la Ley Federal del Trabajo no encontramos ningún artículo que exija «una descripción de puestos» con ese nombre. Lo que la ley sí exige son tres cosas distintas, y de ellas se deriva la necesidad práctica del documento.
1. Precisión en el contrato. El artículo 25, fracción III, obliga a que el escrito de condiciones de trabajo señale «el servicio o servicios que deban prestarse, los que se determinarán con la mayor precisión posible». No dice campos, no dice formato, no dice «descripción». Dice precisión.
2. La frontera de la obediencia. El artículo 47, fracción XI, permite rescindir sin responsabilidad para el patrón cuando el trabajador desobedece «sin causa justificada, siempre que se trate del trabajo contratado». Esa última frase es el motivo real por el que conviene tener el documento: la descripción de puestos es el papel con el que se sostiene qué era «el trabajo contratado». Sin ella, la discusión se vuelve palabra contra palabra.
3. Un inventario de puestos para capacitar. El artículo 153-H, fracción II, obliga a que los planes y programas de capacitación «comprendan todos los puestos y niveles existentes en la empresa», y la fracción V, a que se basen «en normas técnicas de competencia laboral, si las hubiere para los puestos de trabajo de que se trate». Eso obliga a tener la lista completa de puestos. Por eso la plantilla incluye una hoja de catálogo: es el insumo directo de tu programa anual de capacitación.
Dicho en una línea: en México la descripción de puestos es instrumental, no obligatoria. Su valor es probatorio y derivado.
La NOM-035-STPS-2018 no menciona la descripción de puestos. Pero su numeral 8.1, inciso c), obliga a realizar acciones que promuevan, entre otras cosas, «la definición precisa de responsabilidades para los miembros de la organización». Y el numeral 7.3, inciso c), repite la exigencia al evaluar el entorno organizacional.
El dato de alcance importa: el numeral 2 de la norma establece que los centros de trabajo de hasta 15 trabajadores deben cumplir los numerales 5.1, 5.4, 5.5, 5.7, 8.1 y 8.2. Es decir, la definición precisa de responsabilidades aplica incluso a la empresa más pequeña, aunque esa empresa esté exenta de la evaluación del numeral 7. El numeral 8.2 b) 3) va más lejos y pide «instructivos o procedimientos que definan claramente las tareas y responsabilidades».
La norma no te pide el documento. Te pide el resultado. La descripción de puestos es la forma más obvia de acreditarlo ante una inspección.
Estos son los seis bloques de la plantilla. Los cinco primeros son la descripción: hablan del puesto. El sexto es el perfil: habla de la persona.
Qué campos van:
Por qué importa la fecha: el reglamento de la ADA en Estados Unidos reconoce como prueba de qué funciones son esenciales las «descripciones de puesto escritas preparadas antes de publicar la vacante o entrevistar candidatos». Un documento redactado después de un conflicto no vale lo mismo que uno fechado antes.
Una sola frase que responda para qué existe el puesto:
Prueba rápida: si el propósito sirve igual para otros tres puestos de la empresa, está mal redactado.
Qué registrar de cada función:
Por qué las tres columnas: una función que ocupa 2 % del tiempo y cuya omisión no tiene consecuencia no es esencial. La plantilla suma los porcentajes y te avisa si pasan del 100 %.
Lo que el puesto hace pero no lo define:
Para qué sirve separarlas: el reglamento de la ADA define las funciones esenciales como «los deberes fundamentales del puesto» y excluye expresamente las marginales. Separarlas evita descartar a un candidato por algo que el puesto casi no hace.
Lo que casi ningún formato corto registra:
Por qué se incluye: la guía de Nayarit es el formato público mexicano más completo en esta materia, y es justo el bloque que se omite cuando se copia una plantilla de internet.
Cada requisito con tres datos:
La columna que cambia todo: «cómo se comprueba». Un requisito que nadie sabe verificar no es un requisito, es un prejuicio con formato.
La plantilla no tiene campo para edad, sexo, estado civil ni fotografía. Es a propósito, y conviene explicar por qué con un caso real y público.
El Manual de Descriptivos de Perfiles de Puesto de la Contraloría Ciudadana del Gobierno de Guadalajara, publicado en su portal de transparencia, incluye entre sus encabezados los campos EDAD y GÉNERO. Los valores llenados son inocuos — en las fichas de Contralor y de Director «A» aparece «MAYOR DE EDAD» e «INDISTINTO». El problema no son los valores: es el molde. Un formato que pide edad y género invita a llenarlos con un rango y un sexo, y lo convierte en rutina administrativa.
Ese mismo manual tiene un segundo punto flojo que vale la pena mirar: el campo «¿LA POSICIÓN ADMITE POLÍTICA DE INCLUSIÓN?» aparece contestado «NO APLICA» de forma uniforme. Un campo de inclusión que se responde en automático documenta que no se analizó. Es peor que no tenerlo.
Y un tercer detalle técnico: el formato tiene tres campos de actividades — específicas, adicionales permanentes y otras — y ninguno distingue lo esencial de lo marginal. Tres cajones para lo mismo no sustituyen a una sola columna que diga qué es fundamental.
Hay evidencia experimental de esto. Morgeson y colegas publicaron en el Journal of Applied Psychology (2004) un experimento de campo sobre inflación en el análisis de puestos. Dos hallazgos: «las declaraciones de habilidad estuvieron más sujetas a inflación que las declaraciones de tarea en todas las escalas de calificación», y — el más incómodo — «las declaraciones de habilidad falsas tienen más probabilidad de ser avaladas que las declaraciones de tarea falsas». Los ocupantes avalaron habilidades inventadas más que tareas inventadas.
Qué hacer con eso: levanta primero las tareas y deriva de ahí las competencias. Nunca al revés. Y exige la columna «cómo se comprueba» para cada requisito del perfil.
El estudio Dismissed by Degrees, publicado en octubre de 2017 por Harvard Business School junto con Accenture y Grads of Life, midió la brecha: «En 2015, por ejemplo, el 67 % de las vacantes de supervisor de producción pedía un título universitario, mientras que solo el 16 % de las personas empleadas en ese rol lo tenía — una brecha de titulación de 51 puntos porcentuales».
Esa brecha nace en el perfil de puesto. Cada requisito que no se puede justificar con una función concreta reduce el número de candidatos sin mejorar el desempeño.
Una descripción de hace cuatro años describe un puesto que ya no existe. Por eso la hoja de catálogo de la plantilla tiene una columna de vigencia que marca automáticamente «Revisar: más de 2 años» cuando la fecha de elaboración rebasa los 730 días. Dos años es el mismo periodo que la LFT fija para los planes de capacitación en el artículo 153-H, fracción I.
Si buscas un catálogo oficial de puestos al que amarrarte, vale la pena saber esto antes de perder la tarde.
El artículo 153-W de la LFT sigue remitiendo a un «Catálogo Nacional de Ocupaciones» y al registro del artículo 539, fracción IV. Pero el propio artículo 539, fracción I, inciso c), ya no habla de ese catálogo: habla de «formular y actualizar permanentemente el Sistema Nacional de Ocupaciones». Y su fracción IV es hoy una cláusula genérica, no un registro. La ley remite a un catálogo con un nombre que ella misma dejó de usar en el artículo al que remite.
No encontramos ningún Catálogo Nacional de Ocupaciones publicado y consultable por la STPS. Lo que sí existe y se consulta son dos instrumentos con otro nombre y otro dueño:
Conclusión práctica: usa el RENEC para anclar competencias cuando exista un estándar para el puesto. Para redactar la descripción, no hay catálogo oficial al que acudir.
Con el catálogo lleno tienes además el insumo de dos cosas más: la detección de necesidades de capacitación y el formato de evaluación de desempeño, que solo funciona si las funciones a evaluar están escritas en algún lado.
Revisamos los sitios de varias plataformas de recursos humanos para ver cuáles tienen realmente algo para esto y cuánto cuestan. Cada una con su límite dicho de frente:
Un dato que también es información: Factorial México, Bizneo HR, Worky y Zoho Recruit no publican precio en su sitio. Hay que pedir cotización. Eso, en sí mismo, es su límite.
No como documento. La Ley Federal del Trabajo no exige «una descripción de puestos» con ese nombre. Exige que el servicio contratado se determine «con la mayor precisión posible» (art. 25-III) y que los planes de capacitación comprendan todos los puestos y niveles de la empresa (art. 153-H-II). La NOM-035, por su parte, obliga a la «definición precisa de responsabilidades» en su numeral 8.1 c), que aplica incluso a centros de trabajo de hasta 15 trabajadores. La descripción de puestos es el medio más práctico de cumplir las tres cosas.
La descripción trata del puesto: propósito, funciones, relaciones y condiciones. El perfil trata de la persona: formación, experiencia, conocimientos y competencias exigidos. En la práctica mexicana ambos conviven en un mismo formato. Conviene saber que la separación no está estandarizada: en el linaje de Robbins y Bohlander la segunda pieza se llama «especificación de puestos», y hay fuentes académicas donde la descripción es una etapa del análisis y no su producto.
El formato de esta plantilla no los incluye, a propósito. Un campo de edad o de sexo en el molde invita a llenarlo, y el requisito resultante casi nunca se puede justificar con una función concreta del puesto. Existen catálogos públicos mexicanos que sí los tienen como campos — el manual de perfiles de la Contraloría de Guadalajara es un ejemplo consultable —, y es justamente el caso que conviene no copiar.
No hay plazo legal para este documento. El criterio práctico que usa la plantilla es de dos años, por analogía con el artículo 153-H fracción I de la LFT, que fija ese periodo para los planes de capacitación. Fuera de ese ciclo, hay que revisarla cada vez que cambie el organigrama, se incorpore una herramienta nueva o se vaya a publicar la vacante.
El formato de esta guía está en Excel y es gratuito: descargar la plantilla de descripción y perfil de puesto. Incluye cuatro hojas — instrucciones, formato, catálogo de puestos con control de vigencia y lista de verificación con el fundamento legal de cada punto.
Nota metodológica: el PDF oficial de la Ley Federal del Trabajo se trunca en la conversión alrededor del artículo 121. Los artículos 25 y 47 se leyeron en el PDF oficial; los artículos 153-H, 153-W y 539 se verificaron en compilaciones independientes. La afirmación de que la LFT no exige el documento se enuncia como «no encontrada» en la revisión realizada, no como inexistencia absoluta.
