Programa de capacitación: qué lleva y plantilla anual en Excel
06 de agosto del 2026
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8 minutos
Un programa de capacitación es el documento donde una empresa deja por escrito qué va a enseñar, a quién, en qué fechas y quién lo imparte. En México no es opcional: la Ley Federal del Trabajo lo exige. Si viniste a buscar uno, aquí está:
Trae cuatro hojas: el programa anual, los datos del plan equivalentes al formato oficial DC-2, una lista de verificación legal y las instrucciones. Se diferencia de la mayoría en tres cosas:
Separa las columnas que exige la ley de las que no, y te dice cuáles son cuáles.
Cada punto de la lista de verificación cita el artículo que lo respalda.
No te pide registrar el plan ante la STPS, porque eso ya no se hace desde 2012.
Si vas a armar el tuyo, el resto del artículo es para eso.
Los seis bloques que lleva un programa
Datos del centro de trabajo y vigencia
Qué campos van:
Razón social, RFC y registro patronal del IMSS
Domicilio, giro y número de establecimientos
Número total de trabajadores
Periodo de vigencia: del 1 de enero al 31 de diciembre
El dato que decide todo: si son más de 50 trabajadores, también necesitas Comisión Mixta. Es más de 50, no 50 o más.
Los cursos y los puestos a los que van
Una fila por curso, con el puesto y el nivel al que se dirige:
Seguridad en el área de trabajo — todo el personal operativo
Atención a clientes difíciles — mostrador y call center, niveles 2 y 3
Excel intermedio — administración, niveles 3 y 4
Liderazgo de equipos — jefaturas y supervisión
La regla: el plan tiene que comprender todos los puestos y niveles del centro de trabajo. Si hay un puesto sin una sola línea, el programa está incompleto.
Las etapas y el calendario
La ley pide etapas; la gestión pide fechas. Convienen las dos:
Etapa 1 — primer semestre: lo obligatorio y lo de seguridad
Etapa 2 — segundo semestre: lo técnico y lo de desarrollo
Mes previsto para cada curso
Horas de cada curso y total del año
Por qué importa: un programa sin fechas se convierte en una lista de buenas intenciones que nadie revisa en marzo.
Quién imparte cada curso
Tres opciones, y hay que decir cuál es:
Personal de la propia empresa (instructor interno)
Agente capacitador externo, que debe estar registrado ante la STPS con el formato DC-5
Cursos del proveedor que te vendió una máquina o un sistema — también cuentan y también van en el plan
El error caro: contratar a un instructor externo sin registro. Sus constancias no sirven para acreditar cumplimiento.
Las constancias que salen de cada curso
Marca en el programa qué cursos generan constancia:
La constancia individual es el formato DC-3, que se entrega al trabajador
Se expide dentro de los 20 días hábiles siguientes al término del curso
Todas las constancias del año se listan en el formato DC-4
Y esto sí se entrega: el DC-4 se envía a la STPS dentro de los 60 días hábiles posteriores al término de cada año del plan.
Lo que la ley no pide y sin lo cual no sirve
Tres columnas que ninguna norma exige:
Responsable — una persona con nombre por curso, no un área
Costo estimado — aunque sea cero, escrito
Cómo se va a medir — qué vas a mirar para saber si sirvió
El dato incómodo: en un estudio sobre 17 empresas medianas de Chihuahua, el 47 % no tenía presupuesto dedicado a capacitación y solo el 12 % registraba algún índice de costo-beneficio.
Lo que un programa NO debe llevar
Cursos sin puesto asignado. «Taller de liderazgo» sin decir para quién no cumple el artículo 153-H.
El catálogo del proveedor copiado tal cual. Si los cursos no salen de un diagnóstico propio, el programa es la oferta de alguien más con tu logotipo encima.
Objetivos que no se pueden ver. «Concientizar sobre la importancia de…» no es un objetivo: es un deseo.
Vigencia de más de dos años. El artículo 153-H, fracción I, lo prohíbe.
Un plan que existe pero no se ejecuta. El artículo 153-S sanciona los dos supuestos: no conservarlo y no llevarlo a la práctica.
Indicadores prometidos y no definidos. Pasa incluso en planes serios, como se ve más abajo.
Lo que se entrega a la STPS y lo que solo se conserva
Aquí es donde casi todos los artículos sobre este tema siguen equivocados, porque repiten lo que era cierto hace más de una década.
Se conserva, no se entrega: el DC-1 (constitución de la Comisión Mixta) y el DC-2 (el plan y programa). El artículo 153-F Bis solo obliga a conservarlos a disposición de la STPS y de la Secretaría de Economía. El propio formato oficial DC-2 lo dice: «llenar el formato y conservarlo en los registros internos de la empresa».
Se entrega al trabajador: el DC-3, su constancia individual.
Se envía a la STPS: el DC-4, la lista de constancias del año. Es el único trámite de presentación que le queda a una empresa ordinaria.
Lo presenta el instructor, no tú: el DC-5, el registro del agente capacitador externo.
Por qué cambió: la reforma laboral publicada en el Diario Oficial el 30 de noviembre de 2012 derogó los artículos 153-O, 153-P y 153-R —los del registro y aprobación de planes— y creó el 153-F Bis. Si alguien te está cobrando por «registrar tu plan ante la STPS», te está cobrando por un trámite que ya no existe.
Tres programas reales, vistos por dentro
Los programas de las instituciones públicas están publicados. Es la mejor forma de calibrar el tuyo.
Oaxaca — granularidad ejemplar, cero medición
Programa anual 2024 de la Secretaría de Honestidad, Transparencia y Función Pública: unas 45 acciones entre cursos internos y externos
Dos calendarios con los doce meses y fechas marcadas
Cada curso con objetivo general y objetivo particular, horas y persona capacitadora con nombre
Lo flojo: ni un solo indicador. No hay forma de saber si sirvió
Guadalupe, Zacatecas — el único con diagnóstico y medición
Programa municipal 2022-2024 para 1.980 empleados en 19 unidades administrativas
Detección de necesidades con dos enfoques y formatos propios para levantar los datos
Cronograma mensual e indicador de resultados con meta: capacitar a cada empleado al menos dos veces en el trienio
Lo flojo: dice explícitamente que no hay recurso para contratar instructores, y no fija objetivos curso por curso
UNAM — la Comisión Mixta funcionando de verdad
Plan 2018-2019 firmado entre la institución y el sindicato, que es exactamente la figura del artículo 153-A
Ocho subprogramas en lugar de una lista de cursos, con horas por subprograma
Comisión Mixta Permanente y subcomisiones con funciones repartidas
Lo flojo: promete «diseñar indicadores estadísticos que midan el impacto del aprendizaje» y no define ninguno
Qué pasa si no lo tienes
El artículo 132, fracción XV de la Ley Federal del Trabajo obliga al patrón a proporcionar capacitación y adiestramiento. El incumplimiento se sanciona por la vía del artículo 994, fracción IV, con una multa de 250 a 5.000 UMA, cuyo valor actualiza el INEGI cada año.
No es la parte más importante. Lo más común no es la multa, sino descubrir en plena inspección que el plan existe en un correo de hace tres años y que nadie lo ejecutó. El artículo 153-S sanciona ese caso igual que el de no tenerlo.
Como siempre, tu área legal tiene la última palabra sobre tu caso concreto.
Recorre la lista de puestos, no la de cursos. Puesto por puesto, qué necesita. Así no se te queda ninguno fuera.
Escribe el objetivo como una conducta observable. «Identificar y usar el extintor correcto» sirve; «concientizar sobre seguridad» no. Si te cuesta, revisa cómo redactar objetivos de aprendizaje.
Cierra con la hoja de cumplimiento antes de guardarlo. Trece puntos, cada uno con su artículo. Si alguno queda en «No», ya sabes qué falta.
Herramientas, en dos grupos
El Excel sirve para planear. Para la parte documental de la STPS y para el seguimiento del año, hay software especializado. Los precios son los que cada herramienta publica en su propio sitio.
Cumplimiento mexicano: DC-3 y DC-4
CENCADE — la más completa de este grupo: genera la constancia DC-3 automáticamente al terminar cada curso en la plataforma y entrega la plantilla de carga masiva para el SIRCE. Límite: no publica precio, y no genera el DC-2 — el plan lo sigues elaborando tú.
DC3 Fácil — constancias con código de verificación y QR, padón de participantes y acceso para la empresa cliente. Publica precios en pesos: 550 al mes más IVA hasta 200 constancias, 6.000 por 24 meses con constancias ilimitadas. Límite: solo DC-3, y está pensado para el agente capacitador, no para el área de RH que planea.
DC3 Rápido — el precio más transparente del grupo: 3 pesos por constancia, en paquetes de 100, sin suscripción. Límite: solo DC-3, y hay que preparar los datos en Excel con su plantilla.
Planeación y seguimiento del año
Runa — HRIS mexicano con módulo de capacitación: cursos, rutas de aprendizaje y certificaciones, a 17,86 pesos por empleado al mes, con mínimo de facturación de 500 pesos. Límite, y es revelador: su sitio detalla CFDI, IMSS, INFONAVIT e ISR, pero no menciona DC-3 ni DC-4. Cobra por capacitación y no te resuelve la constancia oficial.
Sesame HR — crea y asigna cursos por perfil y departamento, con costos, horarios y análisis de costo por acción formativa. Desde 70 pesos por empleado al mes. Límite: mínimo de 15 empleados y cero mención de STPS.
iSpring Learn — plataforma con interfaz en español, reportes en tiempo real y creador de cursos con IA a partir de tus documentos. Límite duro para una PYME: su escalón publicado arranca en 100 usuarios, en dólares.
Ninguna de las cinco genera el DC-2, que es justamente el documento que este artículo te ayuda a construir.
Para seguir leyendo
Capacitación y desarrollo de personal — Jaime A. Grados Espinosa (Trillas, 2024). El manual mexicano: marco legal, planeación de la capacitación, evaluación y seguimiento. Es el más cercano a lo que necesitas para armar el programa.
Kirkpatrick’s Four Levels of Training Evaluation — James y Wendy Kirkpatrick (ATD Press, 2016). La versión vigente del modelo de los cuatro niveles, que reemplaza al clásico de Donald Kirkpatrick. Es la respuesta a la columna «cómo se va a medir».
Telling Ain’t Training — Harold Stolovitch y Erica Keeps (ATD Press, 2.ª edición, 2011). Sobre por qué dar información no es capacitar, que es el error que convierte un programa entero en horas perdidas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un programa de capacitación?
Es el documento donde la empresa establece qué cursos va a impartir, a qué puestos y niveles, en cuántas etapas, con qué vigencia y quién los imparte. En México su contenido mínimo lo fija el artículo 153-H de la Ley Federal del Trabajo.
¿Cómo elaborar un programa de capacitación?
En cuatro pasos: detectar necesidades, recorrer la lista de puestos para que no quede ninguno fuera, escribir el objetivo de cada curso como una conducta observable, y revisar la lista de cumplimiento antes de darlo por cerrado. El plazo legal para tenerlo es de 60 días hábiles desde que inician operaciones en el centro de trabajo.
¿Hay que registrar el programa ante la STPS?
No. Desde la reforma de 2012 solo hay que conservarlo a disposición de la STPS y de la Secretaría de Economía. Lo que sí se envía es la lista de constancias, en el formato DC-4.
¿Cuáles son los 4 tipos principales de capacitación?
No existe una clasificación oficial de cuatro tipos, y quien te dé un número exacto te está dando una lista de algún manual, no una norma. Lo que sí distingue la ley es la capacitación para el puesto actual, la que prepara para una vacante o un puesto de nueva creación, la de seguridad y riesgos, y el apoyo para completar ciclos escolares.
¿Cuáles son las 4 etapas del proceso de capacitación?
El ciclo que se usa habitualmente es: detectar necesidades, diseñar el programa, impartirlo y evaluar el resultado. Ojo con no confundirlo con las «etapas» que pide el artículo 153-H, fracción III: esas son los tramos en que se reparte la impartición a lo largo de la vigencia del plan.
¿Cada cuánto se hace?
La ley pide periodos no mayores de dos años. El programa anual es práctica de gestión y de cumplimiento ante inspección, no una exigencia literal de la norma, y es lo que casi todo el mundo hace.
Fuentes
Ley Federal del Trabajo, Capítulo III Bis, artículos 153-A a 153-X, y artículos 132 fracción XV y 994 fracción IV.
