Es viernes por la tarde. Alguien de Recursos Humanos abre un correo del área de seguridad: el lunes viene la inspección y piden las constancias de los cursos del año. Son ochenta trabajadores.
Las constancias existen. Están en tres carpetas distintas, a varias les falta la duración en horas, a otras la firma, y del curso de marzo nadie encuentra la lista de quiénes aprobaron. El fin de semana ya se perdió.
Esa escena casi siempre empieza mucho antes: el día que se dio el primer curso sin decidir cómo se iba a documentar. Esta guía explica qué es el DC-3, quién puede emitirlo, qué campos lleva, en qué plazos y qué exigen de verdad las NOM. Todo sale del texto oficial: la Ley Federal del Trabajo, el Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 14 de junio de 2013 y el Acuerdo de simplificación de trámites del 4 de abril de 2025, que cambió la forma de reportar y que buena parte de lo que se lee sobre el DC-3 todavía no recoge.
La obligación de la que cuelga esta constancia no es solo «dar cursos»: la Ley habla de capacitación y adiestramiento como dos cosas distintas, y la diferencia decide qué documentas y con qué evidencia, porque no se acredita igual una formación teórica que el entrenamiento práctico en un puesto.
El DC-3 es la Constancia de Competencias o de Habilidades Laborales: el documento con el que un trabajador acredita haber llevado y aprobado un curso de capacitación. No es un diploma decorativo ni una certificación de la autoridad. Es la evidencia individual de que la empresa cumplió con su obligación de capacitar, y es el insumo con el que después se arma el reporte anual a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
La obligación de capacitar nace del artículo 153-A de la Ley Federal del Trabajo, que la plantea como una obligación de doble vía: el patrón debe proporcionar capacitación y el trabajador debe recibirla. El derecho a la constancia y el deber de reportarla a la autoridad están en los artículos 153-T y 153-V, que son justamente los que la STPS cita como fundamento de su propio trámite.
Tres cosas que el DC-3 no es, porque aclararlas ahorra discusiones:
Esa última es la que conviene explicar al equipo antes de entregar la primera constancia, porque evita una decepción. Si lo que alguien busca es un documento que cualquier empleador pueda comprobar por su cuenta, eso existe en México pero es otra cosa: la certificación de competencias del CONOCER, que emite un tercero acreditado contra un estándar público y queda inscrita en un registro nacional consultable por CURP. El DC-3 no tiene registro consultable y no pretende tenerlo: es evidencia de cumplimiento hacia la autoridad, no una credencial de mercado.
Aquí está el malentendido más caro del tema. Mucha gente cree que solo un «agente capacitador externo registrado ante la STPS» puede expedir constancias, y contrata proveedores por esa razón. El Acuerdo dice otra cosa. Según su artículo 24, la constancia puede expedirla:
Dicho de otro modo: si capacitas a tu gente con instructores de tu propia plantilla, tú emites la constancia y no necesitas ningún registro. El registro aplica a quien vende capacitación a terceros. Ahí sí, el artículo 153-A exige que las instituciones, escuelas, organismos e instructores independientes estén autorizados y registrados ante la STPS, con el formato DC-5. Ese registro sigue vigente y es gratuito, y hay un buscador público para verificar si un proveedor realmente lo tiene antes de contratarlo.
Dos precisiones sobre ese registro que cambian cómo se lee. La primera: el Acuerdo de simplificación de trámites publicado en el DOF el 4 de abril de 2025 fusionó dos trámites de agente capacitador en uno solo; el registro inicial quedó como trámite presencial, con un máximo de siete cursos por solicitud, y las modificaciones y bajas se hacen por medios electrónicos. La segunda, y es la que importa al contratar: el Acuerdo de 2013 da a la Secretaría cinco días hábiles para resolver, y si no responde en ese plazo la autorización se entiende otorgada (artículo 17). Es decir, estar en el buscador confirma que el proveedor hizo el trámite; no es un sello de calidad de sus cursos.
Sobre las firmas, el Acuerdo distingue por tamaño: en empresas de más de 50 trabajadores la constancia se autentifica por la Comisión Mixta de Capacitación, Adiestramiento y Productividad; en empresas de hasta 50, basta el patrón o su representante legal, y se omite la firma del representante de los trabajadores. La firma puede ir digitalizada en imagen, no tiene que ser autógrafa.
Dos de estos campos no se improvisan al final del año: la duración en horas y el área temática salen de haber escrito antes el programa de capacitación, y el nombre del curso tiene que ser el mismo que figure ahí, porque una constancia que no coincide con el programa es justo lo que un inspector sabe mirar.
No estás obligado a usar el formato impreso. El Acuerdo permite tres caminos: el formato DC-3 anexo, el formato del sistema informático de la STPS, o un documento propio de la empresa titulado «Constancia de Competencias o de Habilidades Laborales». Si eliges el tercero, tiene que contener al menos esto:
Las áreas temáticas salen de un catálogo oficial de nueve rubros, agrupados por clave:
El campo que más se descuida es la duración en horas, y es el que más duele después: sin ese dato no se puede armar el reporte anual sin reconstruir el año a mano. Si estás diseñando el plan de capacitación de tu empresa, la columna de horas y la de área temática deberían estar en la plantilla desde el primer día, no agregarse en diciembre.
Hay dos relojes distintos corriendo y se confunden todo el tiempo.
Ese segundo plazo tiene un matiz que casi nadie menciona: corre también al finalizar el plan, aunque no haya cumplido un año completo. Si cierras un programa a los ocho meses, el reloj arranca ahí, no en diciembre.
Y hay una tercera obligación, permanente, que no tiene fecha: la empresa debe tener a disposición de la Secretaría, como parte de sus registros internos, copia de las constancias expedidas durante el último año —en papel o en archivo electrónico que conserve la imagen del documento entregado—.
El DC-4 era la «Lista de constancias de competencias o de habilidades laborales»: el reporte agregado con el que la empresa informa a la STPS todas las constancias que expidió. Lo presenta la empresa, no el trabajador ni el instructor, y alimenta el Padrón de Trabajadores Capacitados. Pide los datos generales de la empresa, la vigencia del plan, los datos de cada trabajador y la información de los cursos recibidos.
Y aquí está el cambio que casi ningún contenido sobre el tema ha incorporado, incluido el que hoy aparece primero en Google: el formato DC-4 quedó sin efectos. El Acuerdo por el que se establecen acciones de simplificación para trámites ante la STPS, publicado en el DOF el 4 de abril de 2025, hizo tres cosas a la vez:
Lo que esto cambia en la práctica: ya no existe la vía impresa para empresas de hasta 50 trabajadores. Antes era opcional; ahora el aviso es electrónico para todos. El plazo no se movió: sesenta días hábiles posteriores al término de cada año de vigencia del plan. El acuerdo entró en vigor el día hábil siguiente a su publicación.
Conviene saberlo porque al momento de esta revisión la propia ficha del trámite en el sitio de la STPS sigue describiendo la vía en papel y sigue enlazando el PDF del DC-4 derogado. Si tu asesor externo te pide llenarlo, no está mal intencionado: está leyendo la misma página desactualizada que todos.
El canal es SIRCE, el Sistema de Registro de la Capacitación Empresarial, en sirceempresas.stps.gob.mx. La STPS emite acuse el mismo día de la presentación. Un dato útil de la guía rápida oficial: los formatos DC-1 y DC-2, de planes y programas, ya no se suben a ningún portal; se conservan como documento interno y se exhiben en inspección.
La guía oficial las dice, pero están enterradas en el manual y no aparecen en ningún artículo sobre el tema:
La respuesta honesta no es la cómoda: no existe una consulta pública donde recuperarla. El Acuerdo crea el Padrón de Trabajadores Capacitados con la información de las listas que presentan las empresas, pero lo que ese padrón pone a disposición de los interesados son estadísticas, no registros con nombre. No hay buscador por CURP como sí lo hay para las certificaciones del CONOCER.
La vía real es la empresa, y tiene fundamento citable: está obligada a conservar copia de las constancias expedidas durante el último año, en papel o en archivo electrónico que preserve la imagen del documento. Con eso se puede pedir la copia a Recursos Humanos. Dos límites antes de pedirla: la obligación cubre el último año, no toda la historia laboral, y si la empresa generó las constancias en SIRCE y envió la lista sin descargarlas, puede que ni ella las tenga.
Vas a leer en muchos sitios que «la NOM-006 exige DC-3 para operar montacargas» o que «la NOM-009 exige DC-3 para trabajos en altura». Revisamos el texto oficial de siete normas oficiales mexicanas y eso, como cita de la norma, es incorrecto.
Lo que ocurre es más simple y más amplio: la obligación de expedir el DC-3 no nace de las NOM, nace de la Ley Federal del Trabajo y del Acuerdo de 2013, y aplica a toda la capacitación en el ámbito federal, sin importar el oficio. Lo que las NOM añaden es la obligación de capacitar en temas específicos y, en varios casos, de autorizar por escrito al trabajador: un documento distinto del DC-3.
Lo que sí encontramos en texto oficial:
La forma correcta de decirlo, y la que aguanta una inspección: la NOM exige capacitación, evaluación y autorización del patrón; el DC-3 es el documento con el que se acredita esa capacitación conforme a la Ley Federal del Trabajo. En la práctica el inspector espera verlo, y en espacios confinados la norma lo dice de forma literal.
Respuesta honesta: no existe una cuota oficial por expedir una constancia. Ni la Ley Federal del Trabajo ni el Acuerdo de 2013 establecen un derecho a pagar por ello, y el trámite de registro como agente capacitador externo es explícitamente gratuito.
Lo que sí cuesta dinero es el curso, si lo compras fuera. Cuando la búsqueda es «cuánto cuesta un DC-3», lo que se está cotizando en realidad es un curso de un proveedor externo que entrega la constancia al terminar. Si el curso lo puede dar alguien de tu propia plantilla, el costo de la constancia como tal es cero: es un documento que emites tú.
Y conviene decir la consecuencia incómoda: si alguien te ofrece vender constancias sin impartir el curso, lo que vende es un documento que afirma un hecho falso, firmado con el nombre de tu empresa y el de un instructor. No existe una alerta oficial de la STPS sobre eso —la buscamos y no la hay en fuente verificable—, pero sí existe el buscador de agentes registrados para comprobar con quién estás tratando.
Vale la pena separar las dos mitades del problema, porque la IA solo ayuda en una.
Donde sí ayuda, hoy y bien:
Donde no ayuda, y conviene decirlo:
La regla práctica: usa IA para producir el contenido del curso y el borrador de los registros; usa un sistema para generar la evidencia. Confundir las dos cosas es lo que produce carpetas bonitas y vacías.
Ninguna de estas emite constancias. Todas ahorran trabajo antes de que exista la constancia. Los precios cambian seguido: verifica el vigente en cada sitio antes de decidir.
Si el proveedor de una de estas herramientas te dice que «genera DC-3 válidos ante la STPS», pide que te muestre en qué parte del Acuerdo se basa. La validez no la da el software: la dan los campos y las firmas.
La lección de SIRCE —que las credenciales son de una persona y no de un área— se repite dentro de la plataforma donde guardes los cursos: si una sola persona es la que puede sacar el reporte de horas, el aviso anual depende de que esa persona siga ahí. Dejar definidos los roles, los permisos y los grupos de tu LMS es lo que convierte eso en un procedimiento y no en un favor.
El trabajo real del DC-3 no es llenar un formato. Es que al cerrar el año existan, sin buscarlas, tres cosas: quién tomó qué curso, cuántas horas duró y si aprobó.
Un LMS resuelve eso por diseño, porque registra la inscripción, el avance, la evaluación y la fecha de aprobación como parte de la operación normal. A partir de ahí, la constancia es una exportación, no un proyecto. Si estás evaluando plataformas, tenemos un checklist de qué mirar antes de contratar un LMS corporativo y una guía de qué se puede automatizar en certificados, reportes y rutas.
En Sabionet puedes armar las rutas de capacitación por área o por puesto, emitir el certificado automáticamente al aprobar y exportar el reporte de horas por trabajador cuando toque presentar el aviso anual. Si tu equipo se capacita en línea, la página de capacitaciones online para empresas explica cómo queda el flujo completo. Pruébalo gratis 7 días y monta el primer curso con su constancia esta semana.
La duración en horas que vas a firmar en la constancia tiene que coincidir con algo escrito. Ese algo es la carta descriptiva del curso: si la redactas antes de impartirlo, el campo de horas, el nombre del curso y el periodo de ejecución salen copiados de ahí, y dejan de ser una estimación que alguien reconstruye en diciembre.
El otro campo que se improvisa es la ocupación específica, y detrás de ella está una pregunta más incómoda: por qué este trabajador toma este curso. Una detección de necesidades de capacitación hecha al inicio del año es lo que evita la carpeta llena de constancias de cursos que nadie pidió y que no responden a ningún riesgo ni a ninguna brecha real.
Y hay una obligación de capacitar que muchas empresas descubren tarde, porque no viene de una norma de seguridad física sino de los factores de riesgo psicosocial: conviene saber qué exige la NOM-035 y a partir de cuántos trabajadores aplica antes de cerrar el programa del año, porque cambia qué cursos tienen que estar dentro.
El DC-3 es la Constancia de Competencias o de Habilidades Laborales, el documento con el que un trabajador acredita haber llevado y aprobado un curso de capacitación. No tiene un costo oficial: ni la Ley Federal del Trabajo ni el Acuerdo de 2013 establecen una cuota por expedirla. Lo que se cotiza en el mercado es el curso que la acompaña cuando lo imparte un proveedor externo.
Según el artículo 24 del Acuerdo publicado en el DOF el 14 de junio de 2013, puede emitirlo un agente capacitador externo, la propia empresa cuando el instructor es interno, la empresa que vendió un bien o servicio con capacitación incluida, instructores extranjeros y la propia Secretaría. Si capacitas con personal propio, no necesitas registro ante la STPS.
Todos los que impliquen capacitación en el ámbito federal, porque la obligación nace de la Ley Federal del Trabajo y no de una norma sectorial. Las NOM de seguridad exigen capacitar en temas específicos y, en varios casos, una autorización escrita del patrón; el DC-3 es el documento que acredita esa capacitación. La NOM-033-STPS-2015, de espacios confinados, es la que lo señala de forma expresa.
Como trabajador, lo emite quien te capacitó: tu empresa si el curso fue interno, o el agente capacitador si fue externo. Debe entregártelo dentro de los veinte días hábiles siguientes al término del curso, siempre que lo hayas aprobado. Si no lo recibiste, solicítalo a Recursos Humanos: no hay consulta pública donde recuperarlo, pero la empresa está obligada a conservar copia de las constancias del último año.
No. El Acuerdo de simplificación de trámites publicado en el DOF el 4 de abril de 2025 dejó sin efectos el formato DC-4, porque el trámite completo se realiza en línea, y lo convirtió en un aviso que se presenta por SIRCE. Desapareció también la vía impresa que antes podían usar las empresas de hasta 50 trabajadores. El plazo no cambió: sesenta días hábiles posteriores al término de cada año de vigencia del plan.
La constancia no caduca por sí misma, pero la capacitación sí se actualiza: varias NOM exigen refuerzo periódico —la NOM-006-STPS-2014 pide reforzar la capacitación de operadores al menos cada dos años—. Y el reporte a la STPS es anual, así que cada curso nuevo genera su propia constancia.
Se incumple una obligación laboral que la autoridad puede verificar en inspección, y se pierde la evidencia con la que se acredita el cumplimiento de las NOM de seguridad aplicables. Además, sin constancias no hay forma de armar el aviso anual dentro de los sesenta días hábiles posteriores al cierre del año del plan.
Última revisión de fuentes: octubre de 2026, actualizada con el Acuerdo de simplificación de trámites del 4 de abril de 2025. Esta guía es informativa y no sustituye asesoría legal.
