Es viernes por la tarde. Alguien de Recursos Humanos abre un correo del área de seguridad: el lunes viene la inspección y piden las constancias de los cursos del año. Son ochenta trabajadores.
Las constancias existen. Están en tres carpetas distintas, a varias les falta la duración en horas, a otras la firma, y del curso de marzo nadie encuentra la lista de quiénes aprobaron. El fin de semana ya se perdió.
Esa escena casi siempre empieza mucho antes: el día que se dio el primer curso sin decidir cómo se iba a documentar. Esta guía explica qué es el DC-3, quién puede emitirlo, qué campos lleva, en qué plazos y qué exigen de verdad las NOM. Todo sale del texto oficial: la Ley Federal del Trabajo y el Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 14 de junio de 2013.
El DC-3 es la Constancia de Competencias o de Habilidades Laborales: el documento con el que un trabajador acredita haber llevado y aprobado un curso de capacitación. No es un diploma decorativo ni una certificación de la autoridad. Es la evidencia individual de que la empresa cumplió con su obligación de capacitar, y es el insumo con el que después se arma el reporte anual a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
La obligación de capacitar nace del artículo 153-A de la Ley Federal del Trabajo, que la plantea como una obligación de doble vía: el patrón debe proporcionar capacitación y el trabajador debe recibirla. El derecho a la constancia y el deber de reportarla a la autoridad están en los artículos 153-T y 153-V, que son justamente los que la STPS cita como fundamento de su propio trámite.
Tres cosas que el DC-3 no es, porque aclararlas ahorra discusiones:
Aquí está el malentendido más caro del tema. Mucha gente cree que solo un «agente capacitador externo registrado ante la STPS» puede expedir constancias, y contrata proveedores por esa razón. El Acuerdo dice otra cosa. Según su artículo 24, la constancia puede expedirla:
Dicho de otro modo: si capacitas a tu gente con instructores de tu propia plantilla, tú emites la constancia y no necesitas ningún registro. El registro aplica a quien vende capacitación a terceros. Ahí sí, el artículo 153-A exige que las instituciones, escuelas, organismos e instructores independientes estén autorizados y registrados ante la STPS, con el formato DC-5. Ese registro sigue vigente y es gratuito, y hay un buscador público para verificar si un proveedor realmente lo tiene antes de contratarlo.
Sobre las firmas, el Acuerdo distingue por tamaño: en empresas de más de 50 trabajadores la constancia se autentifica por la Comisión Mixta de Capacitación, Adiestramiento y Productividad; en empresas de hasta 50, basta el patrón o su representante legal, y se omite la firma del representante de los trabajadores. La firma puede ir digitalizada en imagen, no tiene que ser autógrafa.
No estás obligado a usar el formato impreso. El Acuerdo permite tres caminos: el formato DC-3 anexo, el formato del sistema informático de la STPS, o un documento propio de la empresa titulado «Constancia de Competencias o de Habilidades Laborales». Si eliges el tercero, tiene que contener al menos esto:
Las áreas temáticas salen de un catálogo oficial de nueve rubros, agrupados por clave:
El campo que más se descuida es la duración en horas, y es el que más duele después: sin ese dato no se puede armar el reporte anual sin reconstruir el año a mano. Si estás diseñando el plan de capacitación de tu empresa, la columna de horas y la de área temática deberían estar en la plantilla desde el primer día, no agregarse en diciembre.
Hay dos relojes distintos corriendo y se confunden todo el tiempo.
Ese segundo plazo tiene un matiz que casi nadie menciona: corre también al finalizar el plan, aunque no haya cumplido un año completo. Si cierras un programa a los ocho meses, el reloj arranca ahí, no en diciembre.
Y hay una tercera obligación, permanente, que no tiene fecha: la empresa debe tener a disposición de la Secretaría, como parte de sus registros internos, copia de las constancias expedidas durante el último año —en papel o en archivo electrónico que conserve la imagen del documento entregado—.
El DC-4 es la «Lista de constancias de competencias o de habilidades laborales»: el reporte agregado con el que la empresa informa a la STPS todas las constancias que expidió. Lo presenta la empresa, no el trabajador ni el instructor, y alimenta el Padrón de Trabajadores Capacitados.
Pide los datos generales de la empresa, la vigencia del plan, los datos de cada trabajador y la información de los cursos recibidos. Opcionalmente, las certificaciones en normas técnicas de competencia laboral y el grado máximo de estudios.
La vía de presentación depende del tamaño de la plantilla, y el umbral es más estricto de lo que suele citarse:
El canal electrónico es SIRCE, el Sistema de Registro de la Capacitación Empresarial, en sirceempresas.stps.gob.mx. La STPS emite acuse de recibo el mismo día de la presentación. Un dato útil que aparece en la guía rápida oficial: los formatos DC-1 y DC-2, de planes y programas, ya no se suben a ningún portal; se conservan como documento interno y se exhiben en inspección.
Vas a leer en muchos sitios que «la NOM-006 exige DC-3 para operar montacargas» o que «la NOM-009 exige DC-3 para trabajos en altura». Revisamos el texto oficial de siete normas oficiales mexicanas y eso, como cita de la norma, es incorrecto.
Lo que ocurre es más simple y más amplio: la obligación de expedir el DC-3 no nace de las NOM, nace de la Ley Federal del Trabajo y del Acuerdo de 2013, y aplica a toda la capacitación en el ámbito federal, sin importar el oficio. Lo que las NOM añaden es la obligación de capacitar en temas específicos y, en varios casos, de autorizar por escrito al trabajador: un documento distinto del DC-3.
Lo que sí encontramos en texto oficial:
La forma correcta de decirlo, y la que aguanta una inspección: la NOM exige capacitación, evaluación y autorización del patrón; el DC-3 es el documento con el que se acredita esa capacitación conforme a la Ley Federal del Trabajo. En la práctica el inspector espera verlo, y en espacios confinados la norma lo dice de forma literal.
Respuesta honesta: no existe una cuota oficial por expedir una constancia. Ni la Ley Federal del Trabajo ni el Acuerdo de 2013 establecen un derecho a pagar por ello, y el trámite de registro como agente capacitador externo es explícitamente gratuito.
Lo que sí cuesta dinero es el curso, si lo compras fuera. Cuando la búsqueda es «cuánto cuesta un DC-3», lo que se está cotizando en realidad es un curso de un proveedor externo que entrega la constancia al terminar. Si el curso lo puede dar alguien de tu propia plantilla, el costo de la constancia como tal es cero: es un documento que emites tú.
Vale la pena separar las dos mitades del problema, porque la IA solo ayuda en una.
Donde sí ayuda, hoy y bien:
Donde no ayuda, y conviene decirlo:
La regla práctica: usa IA para producir el contenido del curso y el borrador de los registros; usa un sistema para generar la evidencia. Confundir las dos cosas es lo que produce carpetas bonitas y vacías.
Ninguna de estas emite constancias. Todas ahorran trabajo antes de que exista la constancia. Los precios cambian seguido: verifica el vigente en cada sitio antes de decidir.
Si el proveedor de una de estas herramientas te dice que «genera DC-3 válidos ante la STPS», pide que te muestre en qué parte del Acuerdo se basa. La validez no la da el software: la dan los campos y las firmas.
El trabajo real del DC-3 no es llenar un formato. Es que al cerrar el año existan, sin buscarlas, tres cosas: quién tomó qué curso, cuántas horas duró y si aprobó.
Un LMS resuelve eso por diseño, porque registra la inscripción, el avance, la evaluación y la fecha de aprobación como parte de la operación normal. A partir de ahí, la constancia es una exportación, no un proyecto. Si estás evaluando plataformas, tenemos un checklist de qué mirar antes de contratar un LMS corporativo y una guía de qué se puede automatizar en certificados, reportes y rutas.
En Sabionet puedes armar las rutas de capacitación por área o por puesto, emitir el certificado automáticamente al aprobar y exportar el reporte de horas por trabajador cuando toque presentar el DC-4. Si tu equipo se capacita en línea, la página de capacitaciones online para empresas explica cómo queda el flujo completo. Pruébalo gratis 7 días y monta el primer curso con su constancia esta semana.
El DC-3 es la Constancia de Competencias o de Habilidades Laborales, el documento con el que un trabajador acredita haber llevado y aprobado un curso de capacitación. No tiene un costo oficial: ni la Ley Federal del Trabajo ni el Acuerdo de 2013 establecen una cuota por expedirla. Lo que se cotiza en el mercado es el curso que la acompaña cuando lo imparte un proveedor externo.
Según el artículo 24 del Acuerdo publicado en el DOF el 14 de junio de 2013, puede emitirlo un agente capacitador externo, la propia empresa cuando el instructor es interno, la empresa que vendió un bien o servicio con capacitación incluida, instructores extranjeros y la propia Secretaría. Si capacitas con personal propio, no necesitas registro ante la STPS.
Todos los que impliquen capacitación en el ámbito federal, porque la obligación nace de la Ley Federal del Trabajo y no de una norma sectorial. Las NOM de seguridad exigen capacitar en temas específicos y, en varios casos, una autorización escrita del patrón; el DC-3 es el documento que acredita esa capacitación. La NOM-033-STPS-2015, de espacios confinados, es la que lo señala de forma expresa.
Como trabajador, lo emite quien te capacitó: tu empresa si el curso fue interno, o el agente capacitador si fue externo. Debe entregártelo dentro de los veinte días hábiles siguientes al término del curso, siempre que lo hayas aprobado. Si no lo recibiste, solicítalo a Recursos Humanos: la empresa está obligada a conservar copia de las constancias del último año.
La constancia no caduca por sí misma, pero la capacitación sí se actualiza: varias NOM exigen refuerzo periódico —la NOM-006-STPS-2014 pide reforzar la capacitación de operadores al menos cada dos años—. Y el reporte a la STPS es anual, así que cada curso nuevo genera su propia constancia.
Se incumple una obligación laboral que la autoridad puede verificar en inspección, y se pierde la evidencia con la que se acredita el cumplimiento de las NOM de seguridad aplicables. Además, sin constancias no hay forma de armar el DC-4 dentro de los sesenta días hábiles posteriores al cierre del año del plan.
Última revisión de fuentes: septiembre de 2026. Esta guía es informativa y no sustituye asesoría legal.
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